1

為什麼要用文獻管理軟體?

在介紹各種文獻管理軟體(reference management software)如:Endnote, RefWorks, Bibus, Biblioscape, Zotero等之前,首先要想的是:為什麼我要使用這些軟體?如果這些軟體對寫作論文沒有直接與實質的幫助,那使用這些軟體有什麼用呢?許多軟體商會賣軟體,可是如果他們沒當過研究生,是無法了解研究生心中的苦痛與需求的。

根據我自己的經驗,把使用文獻整理軟體的好處寫下來,希望可以讓更多還在水深火熱卻還沒開始使用這類軟體的研究生,開始培養使用的習慣。

  1. 擴充自己的記憶:我相信世界上大多數的人不是過目不忘的,在寫論文的時候尤其是如此。好不容易去圖書館印了文獻,寫完了報告或論文,在整理書目時卻發現忘記寫下出版社或出版地點,或是要引用時才發現找不到那篇文獻,又得再去印一次。這些情形很多人都發生過。如果能夠養成習慣,把這些資訊全部紀錄在一個軟體,就不怕到時候找不到了。
  2. 避免打錯字:想必只要是研究生,就用過線上資料庫吧!許多線上資料庫,如:JSTOR, ScienceDirect, EBSCO等,都提供將資料匯入不同的文獻管理軟體中。試想如果你在你的論文中引用的文獻打錯了字,這是多麼尷尬的事情啊!退一步來說,用文獻管理軟體,你打錯字只要修改一次,但如果是你自己弄的紀錄,你要修正的次數可就多得多了!
  3. 書目保持正確的格式,並可隨時轉換至不同格式:做研究總是要投稿的,但期刊總有期刊的規定,特別是書目格式的部分。如果你覺得弄懂這些格式對你來說是個艱鉅無比的工作,那不如現在就開始使用文獻管理軟體,減輕你的工作吧!
  4. 管理文獻相關檔案,不至散落各處:使用線上資料庫,通常可以下載pdf檔,問題是下載之後,要怎麼整理這些檔案呢?或許有人會用主題來分,在主題資料夾底下用人名加日期或文章名稱來建立檔案名稱,但這只是一時之計。怎麼說呢?因為沒有一篇文章只有單一主題的,換個方式來說,你可以為一篇文章加上很多標籤,這時候難道要把這些文章複製到不同的資料夾嗎?我的作法是把這些文獻檔案也交給文獻管理軟體,丟到它們的資料庫,如果想找某一篇文章的電子檔,在軟體裡面查詢並開啟。雖然像Endnote是將檔案存在一個軟體定義的資料夾而非資料庫,但只要能讓我找到,其實我不在乎它是怎麼儲存的,不是嗎?
  5. 讓引用與參考文獻一致:在寫碩、博士論文之時,大量引用文獻,旁徵博引來證明自己的論點,是大家都會採用的辦法。問題是:當你的論點改變了,當你引用的人變多了,你也同步更新了你的參考文獻列表嗎? 還有一個也是非常實際的問題:如果同一個人在某一年有多本著作,你又剛好在你的文章中引用,有的格式是要加上a, b, c, d的,你能記得你現在要用的這篇,編號是多少?如果你為此所苦,想像我一樣偷懶,那使用這類軟體,確實能讓你毋需再煩惱此點。
  6. 分門別類,快速搜尋:為了幫助大家在自己建立的資料庫找到文獻,許多軟體都提供了自訂群組、標籤或各類搜尋方式,幫助你找到資料。雖然有的軟體還未提供很方便的tagging功能,不過也可以用自訂欄位加上搜尋,找到你要的資料。
  7. 直接連結線上資料庫搜尋:文獻管理軟體可以直接連結到線上資料庫(有些需要帳號和密碼),如:PubMed,找到文章之後,直接就匯進你的資料庫了。這個步驟不僅節省打字和進資料庫的時間,也減少了打錯字的機會。
  8. 整合進文書處理軟體,讓效率備增:文獻管理軟體通常都會支援某幾個特定的文書處理軟體,像Endnote可整合進Microsoft Word,Bibus可與OpenOffice做連結,無論你的選擇是什麼,這都減少了你重複剪貼文獻、排版書目的時間。
  9. 可找出重複的資料:讀書讀久了,難免會忘了到底讀過沒。以前我也自認為記憶力不錯,不過我真的發生過重複的文獻建了兩次,文章也讀了兩次,但一點印象也沒有的情況。為了保持你引用資料的一致並減少你硬碟空間的浪費,找出重複的資料也是很重要的。
  10. 節省時間:上面說了那麼多,已經暗示了研究生最關心的一點:如何節省時間?我想文獻管理軟體非常容易上手,花個半天的時間,找個你喜歡的軟體下載或購買,投資報酬率絕對很高。尤其是在讀博士班或是寫碩士論文的研究生,更是不能錯過這樣的好東西。

至於哪個文獻管理軟體好?這是個人使用習慣的問題。不過為了服務並拯救各位研究生早日脫離苦海,我會儘量and儘早把我自己使用各軟體的心得和教學分享給大家的。

Click Here to Leave a Comment Below 1 comments