Gmail 必備標籤

今天在 LifeHacker 上面看到一篇文章:Keep Your "Waiting For Response" Emails Visible so You Don’t Forget Them ,我覺得滿有意思的,於是我打算分享一下我 gmail 常用的標籤。如果大家有更好 organize gmail 的辦法,也請分享。

對一個研究者/學生/教授來說,有一大部分生活重心是在研究上,與研究相關有不少 label 是我常用的,我列出來讓大家參考

publication:要畢業/升等,都是需要 publication的。不管是我跟我的同事一起合作一篇文章,或是我送出去之後的回饋,第一時間我都會標上publication,以方便日後搜尋。

conference:除了 publication 以外,另外一個重中之重就是去參加研討會。我的習慣是有意願要參加的就會先標示投稿過程、結果與大會相關資訊都會加到此類別。這樣不管是以後要寫 CV、申請經費或是找資料,都可以很快翻到這些訊息。

travel:旅行我會另外加入標籤,這部分的資訊包含機票、旅館、訂車等各種相關訊息。這方面的資料要出去開會時,就會打印出來,開會之後會拿收據去申請經費。

學校信件:除了 publication、conference 與 travel,很多人都會把你學校的信件轉寄到 gmail 裡面,這些信件統一用學校的簡稱來標示,以便日後找尋。

fellowship:申請fellowship之間的溝通、請老師幫你寫推薦信等,這些都記載fellowship裡面。

grant:國科會計畫、美國NSF等各種grant,放在同一個標籤比較容易搜尋。

TA的課或所教授的課:TA 或教課常常需要跟學生聯繫,如果班一大,不好好整理這些資訊就很難找到。為了避免有任何issue,請接到信的時候就順手標示一下吧!

個別的research project:每個research project都應該有獨立的label,不管是interview、與同事之間的交流,歸類於不同的project,有助於快速找到信件。

meeting:不管是老師或是學生,總是會有跟別人meeting的時候,如果你沒有用calendar,那請養成將meeting信件保存好的習慣,免得記錯時間、記錯地點的事發生。

Waiting for Others:這是我正在養成的習慣,有時候事情或信件一多,信寄出去就忘記追踨後續消息了。這時候將寄出去的信件放在waiting for others或是followup等標籤,有助於追踨工作進度

這些不是什麼神奇的標籤或技巧,而是簡單的歸檔而已。這些信件或許都沒有固定的規則可循,所以養成良好的分類習慣才是最重要的

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