提高工作效率:清空你的收件匣(zero inbox)

在很久以前,就看過電腦玩物寫了兩篇文章:每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧。說真的,技巧不難,但是知易行難。

在這些方法當中,都強調:能短時間回信的、處理的,就優先處理掉,這點對在美國大學工作的我,覺得特別困難,不知道該如何著手。因為身在美國,信件都是用英文回的,基本上不像這些教學一樣,2分鐘就能解決的。光想個英文,有時候就不只5分鐘了。另外,在學術圈很多email都是需要思考該怎麼處理的,也不2分鐘能解決的

 不過信件堆積如山,開始忘記應該要處理的事情,於是我開始嘗試這種方法。

先來看看這段zero inbox的影片:

那該怎麼實作呢?

首先,加上Gmail的分類,這是很重要的!我以前寫過一篇gmail必備的標籤,這主要是為學術圈的東西作分類。除此之外,還得加上To respond, to read, deferred等標明工作狀態的標籤,方便管理自己的時間。

如果你之前已經大量使用gmail的標籤,你新增的to read, to respond 等關於工作狀態的標籤不在最上方的話,建議你可以在這幾個標籤前加上數字0-9,通常就會顯示在最前面了。分類多種,不如管理工作狀態來得重要,其它的功能就交給搜尋吧!

第二步,當然就是善用這些標籤,然後不要眷戀地把其餘的或處理完的事情archive!當你大膽邁出這一步之後,你會覺得你的專注力更加集中,你的效率也大幅提高!

要注意的一點:回信的時候,除非必要,切忌多工!Multitask多工只會讓你的效率更差,讓你沒辦法作好你的工作!你的大腦沒辦法那麼快的轉換並進入狀態。有事情的話,先專注作好。

第三步,分配時間。前面說的2分鐘回信原則對我來說是不適用的,所以我通常把時間定在五到十分鐘。如果能2分鐘以內處理的,立即處理!如果是緊急的,又能在5分鐘之內處理的,那我也會儘可能先處理。如果非常重要,但必須花大量時間回信,那不如花個時間一起見面開個會,效率反而更高!另外,可以指派其它人的時候,別吝嗇分權,因為這才是讓你提高效率的辦法!

如果真的沒辦法短時間、藉由開會、分權來解決,那就進到to respond,並用電腦玩物分享的:如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程?心得分享,排到你的tasks裡

希望大家工作效率都能提高,今年能多發幾篇papers!!!

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