支持協同寫作的文獻管理軟體:Paperpile

有一個一直困擾我的問題,就是:如果多人一起寫文章的話,文獻要如何處理?

一般而言,遇到這種問題,有下列幾種處理方式。

手動處理

手動處理就是不用任何文獻管理軟體,誰加了文獻引用,就把文獻加到後面的reference。

這種方式的好處是不依賴任何軟體,每個人都可以加文獻,不會有誰的工作量特別大。

缺點就是:容易造成不一致的現象。如果你後來刪了文獻引用,你必須核對後面的文獻,是否有刪除了。

單一人士處理

第一種,牽涉到新增文獻的部分,就交給某一個人處理。在寫作的過程中,直接在文章裡面加comment,由這特定人士加到文獻管理軟體,然後再把文章的評論刪掉。

這種方式的好處是:只有一個人管理,不會亂掉,而且後續修改也比較容易。

但缺點也很明顯:這個人要不嫌煩,而且在寫作過程,旁邊加了一堆comments,看了非常不順眼。

共同處理

要共同處理文獻,前提是:你們必須用同一個文獻管理軟體。

如果你用EndNote,可以用library sharing的功能:

如果你用Zotero,你可以新增group folder,然後大家引用的時候,就從group folder裡面找。

根據我們的經驗,用zotero的話,你除了用group folder,你也可以用自己的folder,也不會造成任何問題。

用文獻軟體的好處當然很明顯,格式不用費心修改,而且文獻引用增減時,不用再手動核對後面的reference。

仍未解決的問題

不論是前面哪種解決辦法,有幾個重要問題仍沒有解決:1) 這些寫作,都是非同步進行的,沒有辦法兩個人同時寫作。當一個人寫完該部分的時候,就必須將檔案寄給下一個人,或是分享在Dropbox或是類似的同步服務。這無形之中,會降慢整個團隊的生產力

2) 文獻引用的問題雖然解決,但卻沒法完全達到文獻共用。比如說Zotero,我可以用group library,但檔案同步常會出問題,這就失去了共享文獻的目的了。

這些問題,在最近測試Paperpile,都能夠很好地解決。

Paperpile網址:https://paperpile.com

優點一:免安裝軟體

之前分享我用Zotero這麼多年的經驗,其中一點讓我很不滿意的,就是Firefox效能大幅降低。雖然在Facebook的留言裡,網友建議用Zotero standalone, 配合Chrome 的Zotero extension,這樣就避免了Zotero拖慢效能的問題,但這繞了一大圈的解決方式,我還是不太滿意。

Paperpile建構於Chrome上,結合Google Drive與Google Doc,只要在Chrome上安裝extension,不用在安裝其它軟體,上手非常快速。

優點二:維持Chrome瀏覽器效能

目前觀察,對Chrome效能沒多大影響。

等我把Zotero的資料完全匯入之後,我會再跟大家報告一下,資料量對Chrome瀏覽速度的影響。

優點三:運用Google Drive空間

Google Drive的空間,Paperpile會用來儲存文獻的附加檔,就不用另外付費買空間了。

另外,文獻同步的速度也很快,不過等進一步把資料完全匯入之後,我會再專文報告這一點的。

優點四:支持Google Docs同步協同寫作

增進協同寫作的效率,是我今年嘗試的重點之一,因為如果成功的話,這可以大幅縮短寫作的時間,讓自己的生產力上升。

Paperpile 在安裝完之後,就可以在Google Docs 使用,引用文章非常方便。

所以在多人協同寫作的時候,就可以大家同時進行文獻探討的部分,把想寫的內容分成三大部分,大家齊頭進行,相信這會提昇工作效率

結語

說了這麼多,其實我還沒有發現什麼嚴重的缺點,不過對大部分研究生來說,最大的缺點是:Paperpile不是免費的,但價格我覺得還算親民。一個月三美金的支出,如果可以增進協同寫作的效率,這筆錢我會很願意投資。

這篇比較像是功能說明文。教學文的話,等我有空再來跟大家介紹。

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