提高工作效率的第二步:檢視日常習慣

提高工作效率的第一步:想像理想的一周裡面,最重要的就是讓你先停下來,想想你什麼時候有效率,這主要分成四部分:

  • 訂了什麼目標
  • 作了什麼
  • 沒作什麼
  • 高效工作的步率?

當清楚了解這四點之後,才能進一步針對自己的工作效率進行改善。你會發現很重要的一點:高效工作並不是自然而然就來的。你可以藉由一些簡單的改變,來大幅提升你的工作效率。再具體一點的說:要維持高效的一天,這是可以「設計」的,而不是偶然發生的

下一步要作的,就是檢視自己的日常生活

高效的一天,很大部分取決於你沒有沒朝著你的目標邁進。而要常常維持高效的一天,你必須要養成的習慣,就是在固定的時間,來完成你的目標。

檢視早晚習慣

先想想,每天你醒來之後,到開始作研究,這中間隔了多少時間。如果你的目標是作研究、寫文章,那你就必須把作研究、寫文章放到你的早上或晚上的習慣。

每個人早上都有固定的流程。比如說:刷牙洗臉 (5分鐘)、上廁所 (10分鐘)、吃早餐 (30分鐘)、包便當 (10分鐘)、出門上學/上班 (30分鐘)、到辦公室回覆郵件 (30分鐘)。

看看這行程,我想到辦公室回覆完郵件,你已經覺得作了很多事,但你還沒有開始你高效的一天。

晚上的習慣也是如此。比如說:下班、作晚飯 (30分鐘)、吃晚飯 (20分鐘)、洗碗 (10分鐘)、打掃家裡 (30分鐘)、看電視 (1小時)、看網路新聞/小說 (1小時)、洗澡 (15分鐘)。

如果依照這個流程,到晚上可以寫文章的時候,我相信你已經迫不及待想睡覺了。

你可以看看學術界媽媽的一天,當有小孩之後,你的行程只會更忙。

改進早晚習慣

習慣是很難改變的,但你要問你自己:當你完成早上與晚上的活動之後,你覺得如何?如果你要提高工作效率,有沒有辦法藉由改變早晚的習慣活動?

比如說:你早上工作的效率最高,那有沒有辦法先工作半小時,然後再吃早飯?

另外,你可能會發現:哇,我原來浪費這麼多時間在每日的某項活動。那這時你就要想:有沒有辦法讓你的生活簡單化,縮短每個活動所需要的時間,從而將時間用在你最需要完成的任務?

比如說,你在吃完晚飯半小時之後,可以恢復疲勞,開始工作,那有沒有辦法縮短看電視的時間,先繼續完成工作,之後再看電視?這樣你看電視的時間縮短,但你不會在看電視的時候,一邊看你的電子郵件,一邊擔心沒完成的工作怎麼辦。

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