工作效率

如果問到如何提昇論文發表生產力 (publication productivity)，許多資深教授都會告訴你：建立你的論文發表生產線 (publication pipeline).

什麼是論文發表生產線

首先，說說什麼是論文發表生產線吧！ pipeline 其實是管道的意思，那publication pipeline 說成論文發表管道，似乎意思不清楚，可能會誤以為是投稿到哪，所以就用論文發表生產線來代表這意義。

三月了！不知道其它老師怎麼覺得，但春季學期常常伴隨著許多的會議，讓自己的行事曆格外瘋狂。和同事之間的對話，也常談到他們都多累，有多少事還沒做，以及他們也不知道什麼時候（以及如何）來趕上這些落下的進度。大家也對春假充滿了期待，也嚮往著暑假的到來。

在大學從事教職以後，我發現要找到工作與生活之間的平衡，不是一件容易的事。學術圈是這樣：雖然不看你上下班時間，但在美國研究型大學，一個學期教兩門課，20個小時就沒了。

剩下的20個工作小時，要指導自己的學生，要作自己的研究，還要開一些會、作service，在大部分的時候，工作時間明顯延續到下班之後，甚至周末。

有這樣感覺的，並不是只有我一人。從最近的調查報告，裡面指出：more than two-thirds agree that they “spend too much time working”.…

在很久以前，就看過電腦玩物寫了兩篇文章：每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法、[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧。說真的，技巧不難，但是知易行難。

在這些方法當中，都強調：能短時間回信的、處理的，就優先處理掉，這點對在美國大學工作的我，覺得特別困難，不知道該如何著手。因為身在美國，信件都是用英文回的，基本上不像這些教學一樣，2分鐘就能解決的。光想個英文，有時候就不只5分鐘了。另外，在學術圈很多email都是需要思考該怎麼處理的，也不2分鐘能解決的。

 不過信件堆積如山，開始忘記應該要處理的事情，於是我開始嘗試這種方法。

先來看看這段zero inbox的影片：

那該怎麼實作呢？

首先，加上Gmail的分類，這是很重要的！我以前寫過一篇gmail必備的標籤，這主要是為學術圈的東西作分類。除此之外，還得加上To respond, to read, deferred等標明工作狀態的標籤，方便管理自己的時間。

如果你之前已經大量使用gmail的標籤，你新增的to read, to respond 等關於工作狀態的標籤不在最上方的話，建議你可以在這幾個標籤前加上數字0-9，通常就會顯示在最前面了。分類多種，不如管理工作狀態來得重要，其它的功能就交給搜尋吧！

第二步，當然就是善用這些標籤，然後不要眷戀地把其餘的或處理完的事情archive！當你大膽邁出這一步之後，你會覺得你的專注力更加集中，你的效率也大幅提高！

要注意的一點：回信的時候，除非必要，切忌多工！Multitask多工只會讓你的效率更差，讓你沒辦法作好你的工作！你的大腦沒辦法那麼快的轉換並進入狀態。有事情的話，先專注作好。

第三步，分配時間。前面說的2分鐘回信原則對我來說是不適用的，所以我通常把時間定在五到十分鐘。如果能2分鐘以內處理的，立即處理！如果是緊急的，又能在5分鐘之內處理的，那我也會儘可能先處理。如果非常重要，但必須花大量時間回信，那不如花個時間一起見面開個會，效率反而更高！另外，可以指派其它人的時候，別吝嗇分權，因為這才是讓你提高效率的辦法！

如果真的沒辦法短時間、藉由開會、分權來解決，那就進到to respond，並用電腦玩物分享的：如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享，排到你的tasks裡。

希望大家工作效率都能提高，今年能多發幾篇papers!!!…