文書處理 Archives - Page 3 of 7 - 研究生2.0

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變更Word 2007預設段落間距

這篇文章似乎寫的有點晚,現在都出 Office 2010了!會想要改 Word 2007 的預設段落間距,主要是投稿文章時所遇到的問題由於我寫 paper 都是英文,但我還是用中文版的 office,這就發生了一個問題:預設的段落間距與英文版的不一樣。以APA格式來說,manuscript 規定是 double space,但是在投稿最後,產生有行數的 PDF 檔時,我發現我的行距雖然是設 double space,但比它的行數看來要大的多。大概我的四行相當於正確的五行,這肯定是間距出了問題

我找了好久,調整了好幾個設定才改過來,就順手把這些設定設成了 Word 2007 預設段落間距。如果你想要變更Word 2007的預設字型,請參考這篇前文變更Word 2007預設字型

首先,在段落的這個工具列中,找到下圖紅色框框的箭頭,點擊下去。

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在設定的地方,中文預設會有「與後段距離 10 pt」的這個設定,這設定要取消,改成 0pt。另外,中文預設是 1.15…

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快速在同一PDF檔內切換前後文

在 Word 裡面有一個「分割」(split) 的功能,讓你方便同時看文章的兩個部分。或許你心裡會想:為什麼要同時看文章的兩個部分呢?我從來沒用過這個功能不也過得很好嗎?依據我自己的需求,我同時需要看文章的三個部分是

1) 文章後列出了統計表格和圖表,文章前面要寫分析與解讀,需要前後對照數字;

2) 因某種原因已停止使用 EndNote 或 Zotero 處理文獻,最後要比對一下是否每個 citation 都在 references 裡面;

3) 某一個東西在文章出現多次,需要前後比對才能得出結論。像我有一篇文章就是有一項資料,並沒有辦法直接用一個簡單的統計分析就得出結果,而是用多個統計分析合在一起比較,這時候分割視窗有助於我寫作文章。

分割視窗是很簡單但很實用的功能,如果你跟我一樣有這方面需求,不妨上網找一下如何操作。

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EndNote: 善用manuscript template的功能

EndNote 除了提供文獻管理的功能以外,還有一個manuscript template的功能,此功能對不熟悉各種格式的研究生來說是非常有用的,可以在很短的時間之內,就讓你的草稿有outline,剩下的就是慢慢往裡面填東西了

操作的方法很簡單,在 tools 下面找到 manuscript templates

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之後就會看到一堆範本,選取自己需要的。裡面的範本有些是期刊的格式,這對要投稿的人滿方便的

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新年新希望:不再找不到檔案了!

當研究生的,每天總會看不少東西。有時候看著看著,就忘了,想找的時候就找不到。還有一種情形,就是你記得曾經寫過一篇東西,可是怎麼樣再也找不到那個檔,可是你非常確定檔案在你電腦裡,這時候就要用各種方式來尋找。

方法一找檔名用 Everything
 
Meme — 教學與反省 有兩篇寫得很不錯的文章:用 Everything 找出遺忘的檔案利用 Everything 分享檔案。

Everything 第一次執行的時候會有點慢,之後再執行就沒有這個問題,而且你可以感受到快速用檔名找到檔案的快感了!

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方法二找 PDF 內容用 PDF XChange Viewer

如果你的 PDF 都是放在 EndNote 或是 Zotero,或是都忘在My Document底下,這些檔案都會在同一個資料夾底下,分成很多不同的子資料夾。這時候可參考以前寫過的這篇文章:PDF XChange Viewer查詢英文關鍵詞找出文章裡特別關鍵的句子和詞語 (比如說你引了一句話,可是忘了出處了),這時候就可以用 PDF XChange Viewer來搜尋。

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方法三找全文用 Copernic desktop search

如果你想要找 word 裡面的某一句話,除了用Google desktop search,還可以考慮 Copernic desktop search。我喜歡用Copernic desktop search 主要原因是我覺得我對這個軟體有掌控權,我可以讓它只索引我要的檔案類型與特定資料夾,還可以設定什麼時候開始索引。這意味著如果你的搜尋範圍不大,你可以讓 Copernic desktop search 馬上索引你的資料夾,過一陣子你就可以得到結果了

網站:http://www.copernic.com/

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兩款免費線上繪圖/畫流程圖的網站

在很久以前,本站介紹過一篇免費繪製流程圖、概念圖的軟體:免費畫流程圖軟體~Dia,這篇文章出乎我意外的一直高居熱門排行榜之上,看來是大家都不想要繼續用龐大、需付費的 Visio  或是 SmartDraw 了。Dia 雖然好,但現在是網路時代,如果能不用安裝軟體,在網路直接畫圖,到時候匯出成 jpg 或是 png 格式,那不是更好嗎?

今天要介紹的,就是兩款免費線上繪圖/畫流程圖的網站:creately 和 lovelycharts

首先要介紹的是 creately。

網址:http://creately.com

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