文書處理 Archives - Page 3 of 7 - 研究生2.0

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變更Word 2007預設段落間距

這篇文章似乎寫的有點晚,現在都出 Office 2010了!會想要改 Word 2007 的預設段落間距,主要是投稿文章時所遇到的問題由於我寫 paper 都是英文,但我還是用中文版的 office,這就發生了一個問題:預設的段落間距與英文版的不一樣。以APA格式來說,manuscript 規定是 double space,但是在投稿最後,產生有行數的 PDF 檔時,我發現我的行距雖然是設 double space,但比它的行數看來要大的多。大概我的四行相當於正確的五行,這肯定是間距出了問題

我找了好久,調整了好幾個設定才改過來,就順手把這些設定設成了 Word 2007 預設段落間距。如果你想要變更Word 2007的預設字型,請參考這篇前文變更Word 2007預設字型

首先,在段落的這個工具列中,找到下圖紅色框框的箭頭,點擊下去。

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在設定的地方,中文預設會有「與後段距離 10 pt」的這個設定,這設定要取消,改成 0pt。另外,中文預設是 1.15 行距,寫 paper 可改成2倍行高,不過我在初期寫paper的時候喜歡用單行間距,才不會要一直捲來捲去

另外,下面的「相同樣式的各段落之間不要加上間距」與「文件格線被設定時,貼齊格線」,我建議是兩者都勾選,文章的間距看起來會比較像英文排版的不過,有時候如果看起來太窄或太奇怪,請該段落自行調整這兩個選項

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最後,在上圖右上角,有一個預設的地方,可以改成「預設」的段落設定。注意:如果你大部分的時間是寫英文的paper,才建議你改這個設定如果你大部分的時間是寫中文的,你可以另外建一個 word 範本,採用這些設定,要寫英文的時候用這個範本來寫文章。另外,有些期刊會要求不同的段落設定,這點也請大家自行調整

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快速在同一PDF檔內切換前後文

在 Word 裡面有一個「分割」(split) 的功能,讓你方便同時看文章的兩個部分。或許你心裡會想:為什麼要同時看文章的兩個部分呢?我從來沒用過這個功能不也過得很好嗎?依據我自己的需求,我同時需要看文章的三個部分是

1) 文章後列出了統計表格和圖表,文章前面要寫分析與解讀,需要前後對照數字;

2) 因某種原因已停止使用 EndNote 或 Zotero 處理文獻,最後要比對一下是否每個 citation 都在 references 裡面;

3) 某一個東西在文章出現多次,需要前後比對才能得出結論。像我有一篇文章就是有一項資料,並沒有辦法直接用一個簡單的統計分析就得出結果,而是用多個統計分析合在一起比較,這時候分割視窗有助於我寫作文章。

分割視窗是很簡單但很實用的功能,如果你跟我一樣有這方面需求,不妨上網找一下如何操作。

問題來了:在 PDF 裡面並沒有分割視窗的功能,如果你要同時看文章的兩個部分怎麼辦呢?

我非常需要這個功能,特別是我在讀期刊文章的時候。當看到別人引的文章自己沒讀過又覺得非常相關,就希望快速切換到參考文獻的部分。可是切換到文獻的時候,有時候就「不小心」忘了是哪一位作者、哪一年的文章了。當看到參考書目,接著又會去找出文章全文來看一下,等回到原本這篇文章,可能已經是半個小時之後了。問題更嚴重了:剛這篇文章我讀到哪了?頁面還停留在剛才的文獻部分,還要回頭去翻讀到哪裡了。當又遇到沒讀過的文章的時,上述的工作又再循環一次。

這樣的事其實挺困擾我,我只好用一個折衷辦法來解決,在這裡與大家共享。我的折衷辦法就是用文章標記或註解的功能 (詳見前文:用PDF-XChange Viewer來作筆記),在讀到想看的文獻時先標記一下,然後跳到參考文獻的部分再標記一下。

接下來就是切換了。將顯示註解的功能開啟,用 PDF-XChange Viewer 來作的話就如下圖所示,點選項–檢視–註解,之後就會看到左邊出現註解的部分了。

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我以前試過用頁碼,不過當讀一篇文章的時候,找到另外一篇文章繼續讀,之後再找第三篇文章,最後回頭讀第一篇文章的時候,我早就忘記頁碼在哪裡了,索性用這個註解的方式來解決。

這個方式也有缺點,當你一開始讀文章的時候如果習慣拼命畫重點,那你的註解就會產生一大堆,要前後文跳來跳去的時候可能會不小心跳錯地方,不過這也遠比一頁一頁捲動來得快,算是目前能想到簡單可行的辦法了。

如果各位知道有什麼更好的方式,麻煩請務必要與我分享。

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EndNote: 善用manuscript template的功能

EndNote 除了提供文獻管理的功能以外,還有一個manuscript template的功能,此功能對不熟悉各種格式的研究生來說是非常有用的,可以在很短的時間之內,就讓你的草稿有outline,剩下的就是慢慢往裡面填東西了

操作的方法很簡單,在 tools 下面找到 manuscript templates

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之後就會看到一堆範本,選取自己需要的。裡面的範本有些是期刊的格式,這對要投稿的人滿方便的

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選用範本之後,就會利用這個範本產生一個空白的 word 文件,很多地方都給你指引,告訴你要填入什麼。

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接下來的部分則是看個人偏好了。如果這些對你來說已經足夠,那就把該要的東西填一填。如果你還需要多一點的指引,那就需要啟用此範本的裡面包含的巨集

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啟用巨集

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接下來就是填填樂了!

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其實不用 EndNote 也可以下載這些範本的,可到:http://www.endnote.com/support/entemplates.asp 去下載。不過 EndNote 的 manuscript template 更新的頻率不是很快,像 APA 6th 就沒在上面。所以雖然這很好用,但如果有新版格式出來,還是要自己查證一下是否有什麼差異

最近挺忙的,所以不是很有時間來發文。想分享給大家的東西太多,而自己的時間又太少,真是無奈啊!有沒有人有興趣偶而當一下 guest author啊?

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新年新希望:不再找不到檔案了!

當研究生的,每天總會看不少東西。有時候看著看著,就忘了,想找的時候就找不到。還有一種情形,就是你記得曾經寫過一篇東西,可是怎麼樣再也找不到那個檔,可是你非常確定檔案在你電腦裡,這時候就要用各種方式來尋找。

方法一找檔名用 Everything
 
Meme — 教學與反省 有兩篇寫得很不錯的文章:用 Everything 找出遺忘的檔案利用 Everything 分享檔案。

Everything 第一次執行的時候會有點慢,之後再執行就沒有這個問題,而且你可以感受到快速用檔名找到檔案的快感了!

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方法二找 PDF 內容用 PDF XChange Viewer

如果你的 PDF 都是放在 EndNote 或是 Zotero,或是都忘在My Document底下,這些檔案都會在同一個資料夾底下,分成很多不同的子資料夾。這時候可參考以前寫過的這篇文章:PDF XChange Viewer查詢英文關鍵詞找出文章裡特別關鍵的句子和詞語 (比如說你引了一句話,可是忘了出處了),這時候就可以用 PDF XChange Viewer來搜尋。

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方法三找全文用 Copernic desktop search

如果你想要找 word 裡面的某一句話,除了用Google desktop search,還可以考慮 Copernic desktop search。我喜歡用Copernic desktop search 主要原因是我覺得我對這個軟體有掌控權,我可以讓它只索引我要的檔案類型與特定資料夾,還可以設定什麼時候開始索引。這意味著如果你的搜尋範圍不大,你可以讓 Copernic desktop search 馬上索引你的資料夾,過一陣子你就可以得到結果了

網站:http://www.copernic.com/

下載、安裝非常容易,就不再贅述。先看找東西的界面好了。可以用關鍵字、檔案名稱、檔案類型等多種條件來索引。

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點了文件之後,下方會出現文件預覽的功能,讓你看看這文件是不是你要的。

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在tools-options裡,可以選擇哪個部分要建立索引,我覺得這對只要檢索特定資料夾的人來說非常方便,毋需整台電腦都作索引

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這是設定什麼時候建立索引,這邊可視個人偏好進行設定。
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雖然 Windows 有內建的搜尋功能,Google desktop search 也提供了另外的解決方案,但我個人喜歡用不同的小軟體,達到我要的功能,而這三個軟體,就是我尋找迷途檔案的利器。

新年新氣象,希望大家再也不會找不到你的檔案在哪了!

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兩款免費線上繪圖/畫流程圖的網站

在很久以前,本站介紹過一篇免費繪製流程圖、概念圖的軟體:免費畫流程圖軟體~Dia,這篇文章出乎我意外的一直高居熱門排行榜之上,看來是大家都不想要繼續用龐大、需付費的 Visio  或是 SmartDraw 了。Dia 雖然好,但現在是網路時代,如果能不用安裝軟體,在網路直接畫圖,到時候匯出成 jpg 或是 png 格式,那不是更好嗎?

今天要介紹的,就是兩款免費線上繪圖/畫流程圖的網站:creately 和 lovelycharts

首先要介紹的是 creately。

網址:http://creately.com

第一步當然是註冊,這就不示範了。左邊是基本的功能與選項,因為在選範本的時候,我是選 blank document。

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如果這些物件不能滿足你,還有更多等著你。我非常喜歡這點,因為我不喜歡像 Visio 一樣,太多物件太複雜了,有時候要找個物件又要搜尋半天。我喜歡像 creately 這樣剛剛好,界面很直觀,簡單易懂。這或許跟我沒什麼特殊的繪圖需求有關係。

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想要什麼物件,直接用拖放就是了。要畫線的話,在上方的地方可以畫

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在右上角可以匯出。
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我個人偏愛用 PNG,因為可以輸出成背景透明,此網站也支援這樣的功能,這對將圖片放進 ppt 而不破壞設計,是很重要的

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結果就如下圖,中文支援沒問題。下方會有浮水印,用 word 修改圖片的功能剪掉就好了,不會影響到大圖的。

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第二個就是 lovelycharts。

網址:http://lovelycharts.com/

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此網站在速度上稍較 creately 遜色不過 Library 有不少很可愛的圖

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另外,我很喜歡 create and connect 這個功能,只要你選了這個功能,從一個物件往下拉,就會自動產生另一個物件,然後中間有線連起來。所以對畫流程圖來說,非常迅捷

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不過很可惜的一點,免費帳號的限制太多,只能儲存一組而已。反觀 creately,我覺得 3MB 的限制可愛多了!

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如果沒有特殊需求,我覺得 creately 的免費帳號足夠畫不少圖,而且還可以紀錄版本、與別人 collaborate,應該可以滿足大部分人臨時的需求。…

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