文書處理 Archives - Page 7 of 7 - 研究生2.0

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巧用Alt 鍵 讓文圖乖乖對齊

 

在排版的時候,當出現段落文字、表格或圖片不對齊的時候該怎麼辦呢?

一般來說,大家都知道要利用尺規來調整(圖1、圖2)

(圖1)首先得把word排版輔助工具「尺規」叫出來,請點選檢視下的尺規選項。

尺規2.JPG

(圖2)拉動尺規可調整段落邊界。

尺規1.JPG

但是,有時候光是拉動段落邊界按鈕還是不能調整到你想要的地方,通常這是因為word中原先預設的可調整的單位比較大。

遇到這樣的問題,辦法很簡單:只要一個Alt鍵,就能讓文字段落、分欄段落、圖片、表格等全部乖乖聽話就定位!

(圖3 )調整格線時,同時按住ALT鍵再用滑鼠拖曳,就可以輕鬆拉到該對齊的點囉!大家可以自己試試看^^

文圖對齊.JPG

p.s.…

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免安裝!線上PDF轉成Word檔(Zamzar)

在讀研究所的時候,常會遇到一個情形:指導教授拿一個PDF檔給你,希望你把它變成Word檔,並做編輯後,變成一篇簡報或新的文章。但是PDF這種格式,如果不用Adobe自己昂貴的軟體,還有什麼方法可以轉成Word檔呢?

以下我們做個實驗,用一段中文文件,試試目前網站自動轉換服務,看看效果如何。我所採用的文件包含了幾個格式:中文字、圖片、表格、自動標號。pdf test.jpg

  1. Koolwire (迅速,但不支援中文)
    Koolwire這個網站界面是英文和義大利文,如果你看到看不懂的文字,請在右上面點英國國旗,就可以看到英文界面。koolwire.jpg
    Koolwire採用的是Email轉換,如果你要把pdf轉成word,把信寄給doc@koolwire.com,標題與內容我是採用他們的範本,標題是:rtf/word conversion via e-mail,內容我想隨便打應該可以。koolwire_email.jpg

    這網站轉換的速度很快,10:48寄出的信,同一分鐘就收到了。不過收到的卻是轉換失敗的信,殘念~~

    koolwire_failure.jpg

  2. Zamzar  (速度慢,但支援中文)
    zamzar_web.jpg
    Zamzar是本次測試中唯一成功的網站,它完全支援中文以及本次測試檔案所使用的格式。它支援的單檔大小是100MB,上傳完之後,選擇你要的格式,填入你的Email,再來要做的就是。對,沒開玩笑,它雖然完整支援,但是不保證什麼時候會寄給你。我的檔案只有不到200K,等了大約兩、三個小時,收到他們寄來的一封信,上面附了一個連結,點了之後就可以去下載了。zamzar_success.jpg轉的結果令人滿意,格式並沒有什麼出入,看起來和原檔相差無幾。如果想使用這個網站,最重要最重要的就是不要急。我並沒有嘗試用大檔的經驗,也沒多次測試,如果有人有使用心得,還歡迎分享!

    pdf_result.jpg

  3. Adobe email conversion service (無效的email)
    根據一些網站的介紹,Adobe提供email附加檔從pdf轉成html(不是rtf)的功能,不過經我的測試,pdf2html@adobe.com這個信箱無法使用,我的信被退回來了,而且顯示的錯誤訊息是無此使用者!雖然網站上面是說此功能支援英文與大多數的歐洲語言,但你至少也給我個不支援此種語言的錯誤訊息,而不是找不到使用者。放棄!adobe_email.jpg
  4. Media-Convert (不支援繁中)
    這個網站是另外一個網站服務,測試的結果是不支援繁體中文,把網站語言換成簡體,一樣出現錯誤。我沒有使用簡體文件的需求,所以沒有進一步測試簡體文件是否轉換正常。

以上的比較,結果很清楚,如果不想安裝軟體完成pdf轉word這件工作,又不很急的話Zamzar 可說是個不錯的選擇!…

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浮水印 輕鬆加

研究生繳交論文全文電子檔案時,有許多學校會要求學生在電子檔上加上該校的浮水印。這一篇就是要教大家怎麼把浮水印加到論文電子檔裡面去。

第一步當然就是把浮水印下載到電腦裡。再視實際需求,如果(1)學校要求在每一章的第一頁顯示浮水印,那麼,請在每章第一頁的任何地方,插入浮水印。如果(2)學校要求論文每一頁都要有浮水印,那麼,請利用頁首頁尾功能,將游標放在頁首部份,加上浮水印。

基本步驟如下:

(圖1)開啟論文檔案,(選擇該頁某處或頁首部份),點選插入圖片從檔案(選擇浮水印圖檔位置)

插入浮水印1.JPG

(圖2)選取目標浮水印,按插入

插入浮水印2.JPG

(圖3)插入後,檔案裡就會出現浮水印,圖片位置還需進一步設定。請點選圖片按右鍵,選擇設定圖片格式

設定圖片格式.JPG

(圖4)點選配置標籤下的文字在前,對齊方式選置中,選完按確定。

圖片配置.JPG

(圖5)完成啦!

完成圖.JPG

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WORD分節 快速上手

前一篇介紹了如何製作奇偶數頁不同的頁首及頁尾?接下來要介紹的是在論文排版中與前一篇息息相關的另一項重要工具ㄧWORD分節符號的應用,它也是除了目錄製作以外,筆者最常被問到的問題。

一般來說,研究生通常到論文寫作階段才會接觸到WORD中的分節符號的使用。因為許多人對這項功能不甚熟悉,所以在著手編排論文版面時,往往納悶要如何在同一個檔案中讓各章不同的標題出現在頁首?(範例如下,點選可看大圖示)

分節符號的使用並不難,覺得它難的實際上只是不知道方法。分節符號的使用就是把整體分為各個區塊,每個區塊的內部格式一致,而所有的區塊可組成一個整體。論文不僅僅是一般十幾頁的書面報告,它是一本書,得分章節,所以需要利用分節符號來建立不同的區塊。換言之,有了分節符號,我們可以將論文分成第一章、第二章、第三章…,而由各章組成一本論文。

分節符號的首要功能就是按章節設定不同頁首。依我的作法,偶數頁首放的還是論文的名稱,奇數頁首則分章;頁尾部份還是放頁碼,前後得連貫。步驟如下:

(圖1)首先,同樣插入頁首、頁尾,設定奇偶數頁不同(如何設定以在如何製作奇偶數頁不同的頁首及頁尾?一篇中說明)。在這裡,我們在奇數頁首鍵入第一章章名,偶數頁首鍵入論文名稱(研究生2.0),並在頁尾插入頁碼。

頁首頁尾.JPG

(圖2)完成了第一章設定之後,要如何在同一個文件中接著設定第二章呢?很簡單,你只需要在第一章的最後插入分節符號。比方說我的第一章結束在第4頁,第二章要從第5頁開始,那麼,就在第四章末點選插入下的分隔設定。出現分隔設定視窗後,選取下一頁,按確定。那麼下一節就會從第5頁開始。

插入分隔設定.JPG

(圖3)出現節2之後,一般它會自動同前(連結到前一個),因此顯示的頁首和前一節相同(藍色底線部份),請把頁首頁尾工具列中的連結到前一個勾掉

第二節.JPG

(圖4)勾掉同前之後,刪除上一章的頁首。

第二節2.JPG

(圖5)鍵入第二章的章名。

鍵入第二章章名.JPG

(圖6)頁尾以及偶數頁首,同前。這樣一來,偶數頁首都會是論文名稱,頁碼也能前後連貫。

頁尾以及偶數頁首.JPG

其他章的設定,同樣是依照上述的步驟(圖1~6)建立,是不是很簡單呢?!

除了設定分節之 外,也要知道如何刪除分節符號這也不難!

(圖7)首先,點選視窗左下角的標準模式

標準模式.JPG

(圖8)或是從檢視下選取標準模式亦可。

標準模式2.JPG

(圖9)最後,用滑鼠選取分節符號,按Del刪除即可。

刪除分節符號.JPG

最後,分節符號還有一妙用。比方說有時候在論文裡面放圖表,而需要使用橫式版面配置,就可以利用分節。同樣地,在所需頁面利用插入分節符號建立獨立的小節,將游標放置在該頁,選取檔案下的版面設定,進入邊界標籤下,選取橫向,選擇套用至此一節,即可。

橫向頁面.JPG

(圖10)範例:利用分節插入橫頁。

插入橫頁.JPG

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如何製作奇偶數頁不同的頁首及頁尾?

設定單雙頁不同的頁首頁尾是論文排版時常用的功能。論文排版對於頁首頁尾的設定,基本上有兩個主要需求,分別是在頁首插入論文篇名、章名,以及在頁尾插入頁碼,如下圖。

clip_image002

設定步驟如下:

(圖1)開啟一word檔,點選檢視中的頁首頁尾選項。

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(圖2)點選後,頁面會自動跳出頁首頁尾工具列。

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(圖3)設定版面可直接選取工具列的版面設定選項。

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(圖4)或者是選取檔案下的版面設定亦可。

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(圖5)進入版面設定後,選擇「版面配置」頁籤,頁首及頁尾下面再勾選「奇偶頁不同」,完成之後按確定回到文件。

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(圖6) 在奇數頁首鍵入論文章名,之後的奇數頁也就會出現相同的內容,可自訂字體大小以及靠右、置中或靠左對齊。

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(圖7)同樣地,在偶數頁首鍵入論文名稱,之後的偶數頁也會出現相同的內容。

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(圖8)將游標放在頁尾,點選工具列中的插入頁碼。

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(圖9)可選擇將頁碼置中。

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(圖10)設定頁碼格式,請點選頁首頁尾工具列中的格式化頁碼,可選用不同的數字格式,並設定起始頁碼。

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(圖11) 設定完成之後,按下頁首及頁尾工具列中的關閉,即大功告成!

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另外,頁碼的設定也可利用插入頁碼來執行,選擇頁碼的位置及對齊方式,格式的設定則點選頁碼下的格式,可以進一步決定數字格式、起始頁碼等。

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