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WORD分節 快速上手

前一篇介紹了如何製作奇偶數頁不同的頁首及頁尾?接下來要介紹的是在論文排版中與前一篇息息相關的另一項重要工具ㄧWORD分節符號的應用,它也是除了目錄製作以外,筆者最常被問到的問題。

一般來說,研究生通常到論文寫作階段才會接觸到WORD中的分節符號的使用。因為許多人對這項功能不甚熟悉,所以在著手編排論文版面時,往往納悶要如何在同一個檔案中讓各章不同的標題出現在頁首?(範例如下,點選可看大圖示)

分節符號的使用並不難,覺得它難的實際上只是不知道方法。分節符號的使用就是把整體分為各個區塊,每個區塊的內部格式一致,而所有的區塊可組成一個整體。論文不僅僅是一般十幾頁的書面報告,它是一本書,得分章節,所以需要利用分節符號來建立不同的區塊。換言之,有了分節符號,我們可以將論文分成第一章、第二章、第三章…,而由各章組成一本論文。

分節符號的首要功能就是按章節設定不同頁首。依我的作法,偶數頁首放的還是論文的名稱,奇數頁首則分章;頁尾部份還是放頁碼,前後得連貫。步驟如下:

(圖1)首先,同樣插入頁首、頁尾,設定奇偶數頁不同(如何設定以在如何製作奇偶數頁不同的頁首及頁尾?一篇中說明)。在這裡,我們在奇數頁首鍵入第一章章名,偶數頁首鍵入論文名稱(研究生2.0),並在頁尾插入頁碼。

頁首頁尾.JPG

(圖2)完成了第一章設定之後,要如何在同一個文件中接著設定第二章呢?很簡單,你只需要在第一章的最後插入分節符號。比方說我的第一章結束在第4頁,第二章要從第5頁開始,那麼,就在第四章末點選插入下的分隔設定。出現分隔設定視窗後,選取下一頁,按確定。那麼下一節就會從第5頁開始。

插入分隔設定.JPG

(圖3)出現節2之後,一般它會自動同前(連結到前一個),因此顯示的頁首和前一節相同(藍色底線部份),請把頁首頁尾工具列中的連結到前一個勾掉

第二節.JPG

(圖4)勾掉同前之後,刪除上一章的頁首。

第二節2.JPG

(圖5)鍵入第二章的章名。

鍵入第二章章名.JPG

(圖6)頁尾以及偶數頁首,同前。這樣一來,偶數頁首都會是論文名稱,頁碼也能前後連貫。

頁尾以及偶數頁首.JPG

其他章的設定,同樣是依照上述的步驟(圖1~6)建立,是不是很簡單呢?!

除了設定分節之 外,也要知道如何刪除分節符號這也不難!

(圖7)首先,點選視窗左下角的標準模式

標準模式.JPG

(圖8)或是從檢視下選取標準模式亦可。

標準模式2.JPG

(圖9)最後,用滑鼠選取分節符號,按Del刪除即可。

刪除分節符號.JPG

最後,分節符號還有一妙用。比方說有時候在論文裡面放圖表,而需要使用橫式版面配置,就可以利用分節。同樣地,在所需頁面利用插入分節符號建立獨立的小節,將游標放置在該頁,選取檔案下的版面設定,進入邊界標籤下,選取橫向,選擇套用至此一節,即可。

橫向頁面.JPG

(圖10)範例:利用分節插入橫頁。

插入橫頁.JPG

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利用OneNote組織論文

onenote_cover.jpg

寫作論文時組織想法是很重要的,如何清楚得表達你的想法,是一本論文品質優劣的關鍵。在許多做筆記軟體中,我還是對Microsoft OneNote有一份執著,因為不僅是這套軟體陪我渡過了寫碩士論文的階段,目前博士班的上課筆記、讀書筆記與報告,都是靠OneNote來幫我組織的。在這段期間內,我也試用過EverNoteCodeLibrary等軟體,但後來還是覺得OneNote最適合拿來論文寫作,最主要是因為OneNote的剪貼自由度非常高編輯功能強大,再加上階層功能與搜尋,非常適合拿來處理大量資料並組織自己的想法

OneNote的分類是像筆記本一樣,主分類是一本一本的筆記本。就我自己的經驗,如果是要寫論文的話,用一本筆記本就夠了。每本筆記本有縮合的功能,如果暫時不用,可以把筆記本先閤起來。

onenote2.jpg

在一本筆記本裡,有許多的頁籤(tab)可以使用。所以如果你建立了一本叫thesis的筆記本,上方的頁籤可以是第一章、第二章,像下圖我是用forms, amount, affect等。不過說實在話,寫論文一開始最辛苦的地方是搜集並整理文獻,所以我的論文筆記本其實也就是文獻和評析筆記。上方是依各個主題分類,點選了一個主題之後,右邊又有一排的頁籤可以使用。如果主題之下還有小主題的話,可以再利用右邊的主頁面和子頁面,組織你的筆記。

onenote1.jpg

如果你對你論文的主題不是很了解,應該會花很多時間在整理上。我自己的作法,一開始先列主題,然後照著作者與年代建立右邊的子頁面,把文章裡面的筆記放進去。等到文章看多了,想法也有了,這些依作者整理的文獻,就可以花點時間,把它轉換成依主題排列的文獻,這樣加深了寫論文的深度。這一點在論文寫作中非常重要,不過很多研究生花了很多時間才學會。比方說,A作者有論點1、2、3,B作者有論點2、4、5,C作者有論點,1、4、6、7。經過第一階段的整理,你就可以依照論點1-7,博徵旁引輔助你的論點。論點1:A、B都指出了…的重要性;論點4 B、C對這點持不同的看法。用這樣的寫法,可以讓你的論文更有組織,也更有深度。

提到組織,不能不提OneNote隨處寫、隨處拖放的功能。很多人筆記會用Word來做,我也試過,最大的缺點就是:如果你的筆記一長,非常難以瀏灠。如果不記得你把筆記存在哪個檔,要尋找也是挺麻煩的。當你找到之後,想要重新組織這些筆記,這是難上加難。OneNote記筆記的方式,是一個區塊一個區塊,可以任意移動,就像便利貼一樣。下圖可以看到有三個框起來的地方,就是三個區塊。這樣的功能可以在你的思維還不清楚的時候,無序地羅列這些資料。這樣的好處是增加了版面可以用的空間,讓你一次看很多資料,對釐清思緒非常有幫助。此外,如果你發現了第一個區塊與第三個區塊有關聯,想要合併,利用拖放(drag and drop)就可以很輕易的重新組織這些想法。

onenote3.jpg

OneNote還有許多好用的功能,如:畫面擷取、手繪等功能,不過因為本文強調組織論文,所以這些功能只好另文再談。如果大家有什麼利用OneNote整理論文的小技巧,也歡迎一同分享與交流。…

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為什麼要用文獻管理軟體?

在介紹各種文獻管理軟體(reference management software)如:Endnote, RefWorks, Bibus, Biblioscape, Zotero等之前,首先要想的是:為什麼我要使用這些軟體?如果這些軟體對寫作論文沒有直接與實質的幫助,那使用這些軟體有什麼用呢?許多軟體商會賣軟體,可是如果他們沒當過研究生,是無法了解研究生心中的苦痛與需求的。

根據我自己的經驗,把使用文獻整理軟體的好處寫下來,希望可以讓更多還在水深火熱卻還沒開始使用這類軟體的研究生,開始培養使用的習慣。

  1. 擴充自己的記憶:我相信世界上大多數的人不是過目不忘的,在寫論文的時候尤其是如此。好不容易去圖書館印了文獻,寫完了報告或論文,在整理書目時卻發現忘記寫下出版社或出版地點,或是要引用時才發現找不到那篇文獻,又得再去印一次。這些情形很多人都發生過。如果能夠養成習慣,把這些資訊全部紀錄在一個軟體,就不怕到時候找不到了。
  2. 避免打錯字:想必只要是研究生,就用過線上資料庫吧!許多線上資料庫,如:JSTOR, ScienceDirect, EBSCO等,都提供將資料匯入不同的文獻管理軟體中。試想如果你在你的論文中引用的文獻打錯了字,這是多麼尷尬的事情啊!退一步來說,用文獻管理軟體,你打錯字只要修改一次,但如果是你自己弄的紀錄,你要修正的次數可就多得多了!
  3. 書目保持正確的格式,並可隨時轉換至不同格式:做研究總是要投稿的,但期刊總有期刊的規定,特別是書目格式的部分。如果你覺得弄懂這些格式對你來說是個艱鉅無比的工作,那不如現在就開始使用文獻管理軟體,減輕你的工作吧!
  4. 管理文獻相關檔案,不至散落各處:使用線上資料庫,通常可以下載pdf檔,問題是下載之後,要怎麼整理這些檔案呢?或許有人會用主題來分,在主題資料夾底下用人名加日期或文章名稱來建立檔案名稱,但這只是一時之計。怎麼說呢?因為沒有一篇文章只有單一主題的,換個方式來說,你可以為一篇文章加上很多標籤,這時候難道要把這些文章複製到不同的資料夾嗎?我的作法是把這些文獻檔案也交給文獻管理軟體,丟到它們的資料庫,如果想找某一篇文章的電子檔,在軟體裡面查詢並開啟。雖然像Endnote是將檔案存在一個軟體定義的資料夾而非資料庫,但只要能讓我找到,其實我不在乎它是怎麼儲存的,不是嗎?
  5. 讓引用與參考文獻一致:在寫碩、博士論文之時,大量引用文獻,旁徵博引來證明自己的論點,是大家都會採用的辦法。問題是:當你的論點改變了,當你引用的人變多了,你也同步更新了你的參考文獻列表嗎? 還有一個也是非常實際的問題:如果同一個人在某一年有多本著作,你又剛好在你的文章中引用,有的格式是要加上a, b, c, d的,你能記得你現在要用的這篇,編號是多少?如果你為此所苦,想像我一樣偷懶,那使用這類軟體,確實能讓你毋需再煩惱此點。
  6. 分門別類,快速搜尋:為了幫助大家在自己建立的資料庫找到文獻,許多軟體都提供了自訂群組、標籤或各類搜尋方式,幫助你找到資料。雖然有的軟體還未提供很方便的tagging功能,不過也可以用自訂欄位加上搜尋,找到你要的資料。
  7. 直接連結線上資料庫搜尋:文獻管理軟體可以直接連結到線上資料庫(有些需要帳號和密碼),如:PubMed,找到文章之後,直接就匯進你的資料庫了。這個步驟不僅節省打字和進資料庫的時間,也減少了打錯字的機會。
  8. 整合進文書處理軟體,讓效率備增:文獻管理軟體通常都會支援某幾個特定的文書處理軟體,像Endnote可整合進Microsoft Word,Bibus可與OpenOffice做連結,無論你的選擇是什麼,這都減少了你重複剪貼文獻、排版書目的時間。
  9. 可找出重複的資料:讀書讀久了,難免會忘了到底讀過沒。以前我也自認為記憶力不錯,不過我真的發生過重複的文獻建了兩次,文章也讀了兩次,但一點印象也沒有的情況。為了保持你引用資料的一致並減少你硬碟空間的浪費,找出重複的資料也是很重要的。
  10. 節省時間:上面說了那麼多,已經暗示了研究生最關心的一點:如何節省時間?我想文獻管理軟體非常容易上手,花個半天的時間,找個你喜歡的軟體下載或購買,投資報酬率絕對很高。尤其是在讀博士班或是寫碩士論文的研究生,更是不能錯過這樣的好東西。

至於哪個文獻管理軟體好?這是個人使用習慣的問題。不過為了服務並拯救各位研究生早日脫離苦海,我會儘量and儘早把我自己使用各軟體的心得和教學分享給大家的。…

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如何製作奇偶數頁不同的頁首及頁尾?

設定單雙頁不同的頁首頁尾是論文排版時常用的功能。論文排版對於頁首頁尾的設定,基本上有兩個主要需求,分別是在頁首插入論文篇名、章名,以及在頁尾插入頁碼,如下圖。

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設定步驟如下:

(圖1)開啟一word檔,點選檢視中的頁首頁尾選項。

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(圖2)點選後,頁面會自動跳出頁首頁尾工具列。

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(圖3)設定版面可直接選取工具列的版面設定選項。

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(圖4)或者是選取檔案下的版面設定亦可。

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(圖5)進入版面設定後,選擇「版面配置」頁籤,頁首及頁尾下面再勾選「奇偶頁不同」,完成之後按確定回到文件。

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(圖6) 在奇數頁首鍵入論文章名,之後的奇數頁也就會出現相同的內容,可自訂字體大小以及靠右、置中或靠左對齊。

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(圖7)同樣地,在偶數頁首鍵入論文名稱,之後的偶數頁也會出現相同的內容。

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(圖8)將游標放在頁尾,點選工具列中的插入頁碼。

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(圖9)可選擇將頁碼置中。

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(圖10)設定頁碼格式,請點選頁首頁尾工具列中的格式化頁碼,可選用不同的數字格式,並設定起始頁碼。

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(圖11) 設定完成之後,按下頁首及頁尾工具列中的關閉,即大功告成!

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另外,頁碼的設定也可利用插入頁碼來執行,選擇頁碼的位置及對齊方式,格式的設定則點選頁碼下的格式,可以進一步決定數字格式、起始頁碼等。

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十二星座指導教授相處之道

研究所生活少則一、兩年,多則六、七年,如何跟掌握你論文生殺大權的指導教授相處,顯得格外重要。你了解你老闆的脾氣嗎?

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    如果你不愛決定,有個牡羊座的指導教授可是件好事!喜好中央集權的牡羊座,雖然能讓你說說自己的意見,但是可別堅持己見,和他唱反調,否則暴走的牡羊,可是比獅子還兇!有一次我的美國牡羊座老闆,在我做期末簡報時,看到我proposal上面的研究問題,問了一句:Did I approve these research questions?
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