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備份OneNote文件(backup)

前文說過,OneNote是一套非常適合拿來做筆記、整理論文文獻的軟體,雖然是Microsoft的商業軟體,但我覺得很難找到可以取代它的軟體,而且如果此軟體能提昇
寫作的效率,我想這一點投資我是願意的。

網友小王子在留言給我,想知道OneNote的文件要如何備份。其實這與一般的文件備份方式一樣,而且更簡單!這部分也是我愛用OneNote的原因之一。

OneNote在啟動時,會問你一些問題,特別是你的筆記本要存在哪裡。一般來說,如果沒有特別設定的話,這個資料夾會放在我的文件下面的OneNote筆記本,如下圖一樣。

 

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點進去之後,你會看到有許多資料夾,這些資料夾就是你的筆記本,一本對應一個資料夾。

 

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點進你個人筆記本之後,你會發現筆記本裡的頁籤,分別對應一個副檔名為one的檔案。為什麼要說這些,不在前面說把文件夾裡OneNote筆記本備份出來就好了?請你想想,假設你不用OneNote,一本筆記本裡,你一個頁籤就得開一個資料夾,然後頁籤裡面的頁面和子頁面,又得開很多個資料夾。要知道備份檔案的時候,檔案數目愈多,備份所花的時間愈久。OneNote不僅讓你更好的組織你的論文和想法,更幫你節省備份的時間。我一個頁籤平均有超過十個頁面和子頁面,一本筆記本也大概都有八至十個頁籤。如果按照這種計算,我用word檔整理的話,大概要10*10個word檔才夠,而OneNote只要讓你備份十個頁籤和資料夾就好了。或許有人會說:我可以把所有資料都打在同一個word檔裡,有什麼不可?對,沒什麼不可,但等你資料到了20頁、30頁,甚至上百頁,你要重新組織這些東西時,你還找得到嗎?

 

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至於要怎麼備份,可參考站上另外一篇文章:免費備份/同步軟體~SynBack。…

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免費畫流程圖軟體~Dia

不管是課堂報告或是撰寫論文,多少都有機會要畫個流程圖或是研究架構之類的,一直覺得MS WORD內建用來畫流程圖的工具不是很好用,我自己當時是使用SmartDraw的試用版(http://www.smartdraw.com/downloads/),但是免費的還是比較好XD因此來推廣一下Dia這個軟體…

dia.jpg

 哪裡下載?只要在搜尋引擎打上關鍵字如 Dia 下載 就可以找到囉!(以下提供兩個網址)

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備份/同步軟體~SyncBack

你今天備份了沒?別說沒提醒你,至少在還沒和論文說再見之前,請記得一定要備份︿︿就算能保證你的電腦一定不會中毒,一定不會在緊要關頭掛點開不了機,一定不會出現檔案損毀的情況…嗯…你還是要備份!人家說雞蛋不要放在同一個籃子裡,同樣的道理:論文也不要只放在一部電腦內啊!

備份很重要,知道聰明地備份更重要。相信寫論文的大家大腦的負擔已經夠重了,而備份如果要一一記憶哪些檔案備份了、哪些還沒備份,這可是很累的!幸好科技始終來自於人性,網路上有很多好用的檔案備份和同步工具,可以讓備份容易又快速許多。

今天要來為大家介紹的備份軟體是SyncBack,這個軟體有付費和免費的版本可以下載,個人覺得呢~免費的就很夠用了!

軟體版本: SyncBack Freeware V3.2.19.0

SyncBack官方下載: http://www.2brightsparks.com/downloads.html

網頁下方,有多種語言版本可供選擇(紅框內的是繁體中文版)

下載頁面.jpg

Download下來的是一個壓縮檔,請大家先解壓縮後安裝!(使用步驟如下)

(1)啟動之後,會出現以下介面(這個軟體的操作介面很容易懂^^)。

開始介面.jpg

(2)新增備份任務,可以點選畫面下方或是配置規劃下新。

新增任務.JPG

(3)決定要建立的任務類型,這裡我選備份,接著按ok。

選擇任務類型.JPG

(4)鍵入任務名稱(例如:論文文獻備份)後按ok。

建立備份任務名稱.JPG

(5)選擇備份的來源資料夾及目標資料夾。另外,syncback的簡單高級等標籤下,有不同的任務類型供使用者選擇,亦提供頗為詳細的定義。確定想要的備份規則之後,按ok。

選定來源及目標資料夾.JPG

選擇備份類型_高級.JPG

(6)接著會出現一個方塊,問你是不是需要模擬運行。簡單來說就是讓你知道來源資料夾和目標資料夾有何異同,讓你確認將會被複製或刪除的檔案…但還不會實際執行任何動作。我試過之後發現實際運行的時候,還是會有來源資料夾和目標資料夾的差別摘要,因此這裡選no即可。

Confirm task.JPG

(7)選擇備份任務,按畫面下方的「運行」開始備份。或是點選備份任務按右鍵,選擇「運行」亦可。

RUN1.JPG

RUN2.JPG

(8)畫面出現來源資料夾和目標資料夾的異同比對,確認無誤之後,選擇繼續運行

RUN3.JPG

(9)噹啷~成功啦!

DONE.JPG

如果要新增其他備份任務,差不多就一樣的步驟。

一句話~多備份準沒錯啦!…

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老闆,你看信了沒?Spypig免費的信件閱讀狀況追踨服務

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我到美國讀書才發現:台灣的老師真的不太回email的!或許我遇到的老闆(們)比較外務較多,但一天不回,兩天不回,過一個禮拜總應該回吧?看了信,特別是關於論文的東西,不回信實在滿令人心驚膽顫的,我怎麼知道你是沒空回,還是覺得我寫得不好,不願意回呢?我的要求也不高,你就說你正在看,晚點回我就可以了。連這種都不寫,我覺得實在是不夠厚道。反觀我美國的老闆,雖然每天收到數百封信(對,數百封),但通常兩天之內就會收到回音。而且最重要的是他人很好,告訴我們說:如果我兩天沒回信,再寫一封給我!這種態度與我以前老闆對信件視而不見的態度,真是天壤之別啊!

閒話休說,進入正題,今天要講的就是Email追踨。以前大家用Outlook Express或Outlook,都會使用信件回條(read receipt)的功能,只要收信人看了且點一下,就會讓寄信的人知道你已經收到了。但自從Webmail普及之後,這樣的功能就愈來愈少用了,主因是像gmail這類服務商,並沒有提供這樣的功能與服務。再者,就算提供了,如果對方不按回條,你也是沒辦法

遇到這種情形,我們需要的就是Email tracking的服務。在使用前我們得先搞清楚這種服務運作的原理。Email tracking需要在Email中加入一段程式碼,所以信件不能是純文字(plain text)或是rich-text email,必須是html格式才行。為了不讓人家發現,這段程式碼可以扮隨著一個很小的透明圖檔,只要打開那個圖,就可以知道你的老闆讀信了沒。

SpyPig網址:http://www.spypig.com/ (免費)

 

  1. 首先到Spypig的網站,填入你的email,還有一個自訂的名稱自訂的名稱不會出現在信裡,但這會在給你的通知信上面。
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  2. 為了不讓讀信的人發現,我們選最左邊的圖。選完之後點下面的button來啟動這個服務,靜待讀秒完。
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  3. 讀秒完之後,會出現一個白色的圖。這邊請注意,如果你是用IE+gmail,直接將圖複製並貼到gmail就好了。如果你是用Firefox+gmail,你最好將spypig與gmail開在不同的tabs或是視窗,然後將這個圖拖放到你gmail的郵件內文裡面。如果是用tab,先將圖從spypig拖放到gmail的tab上面,然後就會到gmail。 4.png
  4. 完成圖像下面一樣,我的白色小圖插在文章的最後面(反正也看不出來)。

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最後就會看到信件通知,說老闆收到囉!這項服務是免費的,但要切記的是知道對方有沒有讀信是秘密,不應該說出來。它只是讓我們比較放心,知道對方已經讀了。你想想嘛,就算讀了信,也不代表老闆看了你的東西但知道他讀了信至少比石沉大海來得好,是吧?

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