老闆,你看信了沒?Spypig免費的信件閱讀狀況追踨服務

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我到美國讀書才發現:台灣的老師真的不太回email的!或許我遇到的老闆(們)比較外務較多,但一天不回,兩天不回,過一個禮拜總應該回吧?看了信,特別是關於論文的東西,不回信實在滿令人心驚膽顫的,我怎麼知道你是沒空回,還是覺得我寫得不好,不願意回呢?我的要求也不高,你就說你正在看,晚點回我就可以了。連這種都不寫,我覺得實在是不夠厚道。反觀我美國的老闆,雖然每天收到數百封信(對,數百封),但通常兩天之內就會收到回音。而且最重要的是他人很好,告訴我們說:如果我兩天沒回信,再寫一封給我!這種態度與我以前老闆對信件視而不見的態度,真是天壤之別啊!

閒話休說,進入正題,今天要講的就是Email追踨。以前大家用Outlook Express或Outlook,都會使用信件回條(read receipt)的功能,只要收信人看了且點一下,就會讓寄信的人知道你已經收到了。但自從Webmail普及之後,這樣的功能就愈來愈少用了,主因是像gmail這類服務商,並沒有提供這樣的功能與服務。再者,就算提供了,如果對方不按回條,你也是沒辦法

遇到這種情形,我們需要的就是Email tracking的服務。在使用前我們得先搞清楚這種服務運作的原理。Email tracking需要在Email中加入一段程式碼,所以信件不能是純文字(plain text)或是rich-text email,必須是html格式才行。為了不讓人家發現,這段程式碼可以扮隨著一個很小的透明圖檔,只要打開那個圖,就可以知道你的老闆讀信了沒。

SpyPig網址:http://www.spypig.com/ (免費)

 

  1. 首先到Spypig的網站,填入你的email,還有一個自訂的名稱自訂的名稱不會出現在信裡,但這會在給你的通知信上面。
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  2. 為了不讓讀信的人發現,我們選最左邊的圖。選完之後點下面的button來啟動這個服務,靜待讀秒完。
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  3. 讀秒完之後,會出現一個白色的圖。這邊請注意,如果你是用IE+gmail,直接將圖複製並貼到gmail就好了。如果你是用Firefox+gmail,你最好將spypig與gmail開在不同的tabs或是視窗,然後將這個圖拖放到你gmail的郵件內文裡面。如果是用tab,先將圖從spypig拖放到gmail的tab上面,然後就會到gmail。 4.png
  4. 完成圖像下面一樣,我的白色小圖插在文章的最後面(反正也看不出來)。

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最後就會看到信件通知,說老闆收到囉!這項服務是免費的,但要切記的是知道對方有沒有讀信是秘密,不應該說出來。它只是讓我們比較放心,知道對方已經讀了。你想想嘛,就算讀了信,也不代表老闆看了你的東西但知道他讀了信至少比石沉大海來得好,是吧?

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EndNote X2 新功能解析–smart groups

EndNote X2 推出了幾個新功能,如:全文搜尋、更聰明的群組、終於加入的垃圾筒、更新時間標籤…等功能。下面我們先來測試測試smart groups。

首先要說的是Groups的功能,這功能我一直很愛用,只不過在EndNote X1我怎麼用就是不順手,最大的問題是常忘了加標籤。為什麼它就不能聰明一點,看到特別的關鍵字和作者,就幫我加到我要的Groups呢?EndNote大概聽到了我的迷之聲,X2版終於加入了這該有的功能。雖然我覺得還有很大改進的空間(OS: 看倌如果有代理這家軟體的,要幫大家反映喔!) ,但聊勝於無囉!

  1. Smart groups的運作原理是搜尋,意思是建立搜尋的條件,然後將文獻加到群組裡。要使用這個功能。smart groups還不夠smart(下面你就知道),但總比要一筆一筆加入的好。在Groups的menu下,要先create smart groups。smart groups還不夠smart(下面你就知道),但總比要一筆一筆加入的好。

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  2. 點選之後會跳出一個類似進階搜尋視窗,把想要的條件輸進去。
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    我要的是標題包含computer-mediated的字,所以如下圖。 options有幾個選項,請記得把你建立的儲存起來
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  3. 我裡面有兩筆文獻是符合的,在左邊就會看到smart groups多了這兩筆。不過smart group是很笨的,沒有地方讓你選擇group的名字,你得自己設定完之後,在上面按右鍵選rename group,才會像我的結果一樣。
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  4. 以後如果再新增文獻的時候,符合這個條件的,會自動加到smart groups,就很像gmail裡設定什麼時候套用標籤一樣

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那說了半天,不好用的地方在哪裡呢?大家還記得EndNote X1的groups嗎?它叫custom groups,意思就是自訂群組。這裡問題就來了:smart groups跟custom groups分開,有什麼意義?我想對研究者來說,這個groups就如同標籤一樣,是用來幫助我們找到東西,而不是讓我們搞混的。我不關心是用custom groups或是smart groups,我只關心用CMC能不能找到我要的文獻。但下面的情形,就很難用smart groups來處理:大部分文獻的標題用我訂的關鍵字computer-mediated為題,但如果有少數幾篇不是用這個關鍵字,而是用其它的,而且沒有一定的規則,那這時候EndNote X2沒有比較人性化和直觀的解決方法。至少在我想加群組的文獻上面按右鍵,沒出現這樣的功能,即使加了custom groups,這個groups和smart groups是不相通的,不像gmail一樣,用filter套用標籤之後,還可以手動套用。這種設計變成要將文獻分兩個地方搜尋,說實在的,還真是有點累人啊!我想站在使用者的角度,雖然這種設計可以省了一點時間,但還是要將時間花在處理群組,並分兩個地方尋找文獻,還不是最完美的解決方式。期待下一版本的EndNote能改進這個功能!…

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EndNote X2 Demo版試用心得–安裝篇(installation)

EndNote是一套相當知名的文獻管理軟體,之前有一篇文章介紹免費的EndNote Web版,這次我們則來實驗EndNote X2 有什麼新功能。在睽違了許久之後,EndNote發佈這一版,我想多少有一些是受到免費軟體或自由軟體方面的壓力,像Bibus隨著Ubuntu的普及,使用者愈來愈多;Zotero挾著Firefox與美國一些學術機構的推廣,也愈來愈多人成為它的愛用者。究竟在這幾套免費軟體的刺激之下,EndNote會有什麼改進呢,這令我非常好奇和期待,於是就用我的虛擬機器來實驗一下。

整體說來,EndNote的安裝界面與之前的版本相差無幾,不過在X2好像多了Windows Mobile的支援,所以除了電腦以外,EndNote也可在Palm OS和Windows Mobile的系統中使用了。不過對我這個窮留學生沒有差,因為我沒有那麼好的手機;退一步來說,就算有,誰想要在這些小系統上作研究呢?倒不如去買台Windows版本的EEEPc還比較實際。

試用版下載地址http://www.adeptscience.com/download/dlddsp/9910/0/All/EndNote+X2+for+Windows+Trial.html

  1. 一開始的安裝畫面如下1.png
  2. 這邊會詢問是正式版或是試用版。2.png
  3. 非常長的讀我說明
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  4. 對Palm OS支援部分的說明
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  5. 對Windows Mobile版本的說明
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  6. 使用者協定,當然是按同意囉!6.png
  7. 安裝選項,有完整和自訂。我開了自訂,好像也沒什麼我不想安裝的,所以這篇就用完整來安裝。7.png
  8. 選擇要安裝的路徑,用預設的就好。8.png
  9. 終於要開始安裝了。
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  10. 不知道是不是用虛擬機器的關係,我覺得安裝的速度比前一版快不少。難道是因為我虛擬機器沒裝Office嗎?(逃)
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  11. 安裝完成後,果然出現了試用版的限制說明。31天,夠我測一些功能了。
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  12. 執行EndNote X2後,出現了歡迎畫面。當然是試試開個new library瞧瞧。
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  13. 畫面與前版差了不少耶!
    下面是X2版的。
    13.png這個是X1版的。14.png看起來X2版多了垃圾筒的功能,在分組上也方便許多。另外,Online Search也多了快速啟動的功能,這對常搜尋特定網站的研究者,真的是方便不少。其實還有許多新功能,就等下一篇再跟大家報告。
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整理文獻的第一步:EndNote Web(免付費)

 

 

 

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誠心地建議,如果你還沒開始寫論文,但將於近期內找資料&動筆,你最好想一個好的方式整理你的文獻。寫本碩士論文,書目少說也有個50篇,讀後忘前的現象是每個人都有的。如果你不知道用什麼軟體,那先試試免費的EndNote Web。EndNote Web可說是EndNote的網路版,你可以透過這個網站搜尋線上資料庫並建立你的文獻資料庫,還可以與同學和老師共享這些書目資料。當然最重要的,你還可以藉由加裝一個word巨集範本,讓這個網站的服務與你的word結合在一起,可以省了你很多排版的時間。如果你使用過後覺得好用,或是你的資料超過10000筆的限制,也可以考慮將來購買EndNote單機版。

網址http://www.myendnoteweb.com

註冊是免費的,但註冊的時候,密碼強度是有規定的,需要有英、數和符號混合長度大於6。註冊完之後,會進到首頁。

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這時候就要開始進行文獻整理大業了!這次範例拿一篇JSTOR的文章,連結為:http://www.jstor.org/pss/328890。選JSTOR的文章主要是因為許多學校都會訂閱它們的資料庫,只要在學校內或用VPN,通常都可以使用。連結到這篇文章後,會發現右邊有一個匯出的選項: Export the Citation,如下圖。

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點選了這個選項後,會跳出來格式選擇。這裡我是用最下面的格式RIS檔

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這裡有個神奇的地方。我記得點了之後,以前都會跳出來RIS下載,不過有時候跳出來是純文字格式。如果你下載成功,那恭喜你,省了一些步驟,如果你的網頁呈現這樣的內容,那還要再加工一下。方法很簡單,將這些內容,貼成txt檔,然後把這個txt檔改成import.ris,所以副檔名從txt變成ris

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成功改完文獻的檔案之後,回到EndNoteWeb的網站,首頁登入之後有三大區,在第一區下面有個選項Import references,我們剛剛只匯入一筆,還感覺不到這樣執行的好處。如果一次找到一堆文獻,那就可以看出這個功能的強大了。
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點選之後,會出現下圖。第一個地方選擇你的import.ris檔,第二個選擇filter,這裡我們要選的是RefMan RIS記得這個格式要選對,不然會沒辦法正確匯入。To的地方如果跟我一樣什麼都沒有,就選Unfiled,到時候再分類。

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如果沒什麼問題,你會看到成功的畫面。點後面的Unfiled,就可以看到文獻列表了。
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文獻列表就如同下圖一樣。點文章標題,可以進去檢查一下文章的欄位是否正確。

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檢查無誤,到此收工!這些步驟都不難,只要多做幾次就熟練了。為了避免以後文獻找不著,趁剛開始的時候好好整理吧!

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