EndNote X2 新功能解析–smart groups

EndNote X2 推出了幾個新功能,如:全文搜尋、更聰明的群組、終於加入的垃圾筒、更新時間標籤…等功能。下面我們先來測試測試smart groups。

首先要說的是Groups的功能,這功能我一直很愛用,只不過在EndNote X1我怎麼用就是不順手,最大的問題是常忘了加標籤。為什麼它就不能聰明一點,看到特別的關鍵字和作者,就幫我加到我要的Groups呢?EndNote大概聽到了我的迷之聲,X2版終於加入了這該有的功能。雖然我覺得還有很大改進的空間(OS: 看倌如果有代理這家軟體的,要幫大家反映喔!) ,但聊勝於無囉!

  1. Smart groups的運作原理是搜尋,意思是建立搜尋的條件,然後將文獻加到群組裡。要使用這個功能。smart groups還不夠smart(下面你就知道),但總比要一筆一筆加入的好。在Groups的menu下,要先create smart groups。smart groups還不夠smart(下面你就知道),但總比要一筆一筆加入的好。

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  2. 點選之後會跳出一個類似進階搜尋視窗,把想要的條件輸進去。
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    我要的是標題包含computer-mediated的字,所以如下圖。 options有幾個選項,請記得把你建立的儲存起來
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  3. 我裡面有兩筆文獻是符合的,在左邊就會看到smart groups多了這兩筆。不過smart group是很笨的,沒有地方讓你選擇group的名字,你得自己設定完之後,在上面按右鍵選rename group,才會像我的結果一樣。
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  4. 以後如果再新增文獻的時候,符合這個條件的,會自動加到smart groups,就很像gmail裡設定什麼時候套用標籤一樣

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那說了半天,不好用的地方在哪裡呢?大家還記得EndNote X1的groups嗎?它叫custom groups,意思就是自訂群組。這裡問題就來了:smart groups跟custom groups分開,有什麼意義?我想對研究者來說,這個groups就如同標籤一樣,是用來幫助我們找到東西,而不是讓我們搞混的。我不關心是用custom groups或是smart groups,我只關心用CMC能不能找到我要的文獻。但下面的情形,就很難用smart groups來處理:大部分文獻的標題用我訂的關鍵字computer-mediated為題,但如果有少數幾篇不是用這個關鍵字,而是用其它的,而且沒有一定的規則,那這時候EndNote X2沒有比較人性化和直觀的解決方法。至少在我想加群組的文獻上面按右鍵,沒出現這樣的功能,即使加了custom groups,這個groups和smart groups是不相通的,不像gmail一樣,用filter套用標籤之後,還可以手動套用。這種設計變成要將文獻分兩個地方搜尋,說實在的,還真是有點累人啊!我想站在使用者的角度,雖然這種設計可以省了一點時間,但還是要將時間花在處理群組,並分兩個地方尋找文獻,還不是最完美的解決方式。期待下一版本的EndNote能改進這個功能!

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