Written by researcher20

在學術領域,經常會有寫 cover letter 的機會:一是申請國外學校,一是投期刊文章,一是找工作。有時候寫 grant proposal 時也要寫,但在我的領域似乎不常見。最近剛好也要寫 cover letter 了,趁機會找些資料並摘錄重點。
什麼是 cover letter 呢?簡單地說,就是你在申請任何東西時,附在這疊資料裡,當作是最前面的那一頁。也有人把 cover letter 叫作 motivation letter,換言之,就是寫為什麼你要申請。如果是申請工作,這封信就是向僱主介紹你自己並說服他們錄用你
下面分三種類型來說。
申請國外學校
其實 cover letter 不是申請國外學校所必備的文章,但是一個寫的好的 cover letter 有助於提高你上榜的機率。Cover letter 只需一頁,在申請學校時,你要說明:

1) 說明目的,你申請的是什麼學校、什麼 program。
2) 承續上點,稱讚這間學校,並簡單說明你以後想作什麼研究。
3) 說明附件,並指出自己的優點。要讓學校覺得你會成為他們的 assets (資產)。
4) 請他們慎重考慮,並說明有問題請聯絡你。
很重要的是:如果你申請很多學校,請每一封都「客製化」一下,也就是每一封都要看起來不一樣並有針對性,而不是像是抄不知道哪裡的範本的
投期刊文章
其實不是每本期刊都要求 cover letter (在這種情況下,有人稱之為投稿信)。雖然在 How to write and submit an academic paper in 16 weeks 有一個部分是介紹投稿信,但只有一頁的介紹實在是不足以應付各種不同的情況。網上有許多的範本。其實寫作 cover letter 的邏輯與申請國外學校是一樣的,只是內容不同。
內容大致包括:
1) 說明投稿文件的標題,與欲投期刊。
2) 說明這篇文章的重要性 (significance)。
3) 說明你們遵守上面的規定。
4) 謝謝他們並請他們慎重考慮。
當然,寫英文信的基本格式要注意,要記得放上聯絡資訊。這個網頁有些模版,可以參考:http://opticalcommunication.blogbus.com/logs/4114204.html
找工作
思路一樣,分成四大部分:
1) heading:由於要找工作,所以僱主也會藉機看你會不會寫 business letter。要記得把對方的聯絡資訊、自己的聯絡資訊都放上去,有時候還可以放上 title。
2) introduction:說明你想申請哪份工作,並想辦法讓公司一眼就能重視你。
3) body: 強調自己的能力,最好也說說自己的能力與經驗。
4) closing: 說明自己期待這間公司通知。
最後面的問候與一般信件一樣,就不多說了。
如果你要找學術工作,請先看看 Purdue OWL 的網站,相信會很有幫助的:http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/639/1/

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