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Zotero:使用四年的優缺點比較

有讀者最近問我:我現在用的文獻管理軟體是什麼?是EndNote?還是Zotero?除了這兩種以外,現在又有不少選擇,像是Mendeley,PaperPile,我的選擇是什麼?

好問題,回顧一下,我確實也很久沒有再提及文獻管理軟體。目前我使用的是Zotero, 大約四年前從EndNote轉換到Zotero,因為EndNote在雲端分享上的進步太慢,沒法符合我的需求。我除了自己使用以外,還需要分享文獻與我的學生和實驗室,這點Zotero比EndNote好的多。

Zotero優點

快速儲存

與EndNote相比,Zotero的快速儲存功能,非常方便。以往用EndNote儲存文獻,你必須從圖書館網站匯出,然後再匯入EndNote,而且匯入過程中,有時候還用要filter才能成功匯入格式。

這還沒完,之後你還要再下載檔案,更改檔案名稱,然後放到EndNote裡面去。等你作完這一切,你的工作流程可能就已經被打斷了。我不確定EndNote最近的版本是否改進了這部分,不過三年前確實是這樣沒錯。

目前Zotero, Mendeley與PaperPile這些選擇,都可以讓你在瀏覽的時候,直接一鍵儲存,而且自動幫你把pdf檔下載,並放到資料夾裡,你就直接可以開始引用,工作流程不中斷。

分享

雖然分享書目,是現代書目管理系統的必備功能,但EndNote這方面就作的沒有那麼方便。Zotero可以建立多個group,你可以設定公開與私密社群,在裡面分享你們的書目,這對協同寫作有很大的幫助。

內建Proxy

由於我晚上在家裡還要寫作,Zotero可以幫助你切換到學校圖書管的EZProxy,讓你在搜尋之後,直接連結到原文,讓你的文獻搜尋過程不中斷,這對趕文章來說,是省很多時間的。

Zotero缺點

儲存空間

由於Zotero可以同步,這意味著:你必須用它的空間,不然你就要自行設定空間,才能多台裝置之間同步。

對於研究生來說,Zotero的免費儲存空間應該是足夠使用,但如果你有個400筆以上的書目,而且都有附檔的話,你的空間可能就不夠了。你就要有付費升級空間的心理準備。

同步

Zotero的同步非常方便,但我們在實際使用上,也遇過莫名其妙的同步問題,試了很久,有時候能解決,有時候不能解決。

一般而言,書目同步是沒有問題的,問題是附檔。附檔一開始同步似乎也沒有問題,但是如果之後你的附檔作了更新,比如說pdf檔案,你作了註解,標示重要部分,這時候檔案就不會同步。

在少數情況,如果群組裡面有人的空間出了問題,那可能所有的附檔同步都會失效,這點大家可以再試試。

瀏覽器速度

Zotero有這麼多好處,唯一讓我受不了的就是拖慢瀏覽器的速度。Firefox還是我主要使用的瀏覽器,Zotero在很多時候,會讓我的Firefox完全動不了,要等30秒之後,才能跳到新開的視窗。

這種情況,你可能就必須控制Firefox的tab數目,關掉不必要的add-on。另外,你也要看看:Zotero裡面,有沒有出現同步出現問題的警訊。我自己的經驗是:當出現同步問題的警訊時,Firefox死機的機率比較高,不過這沒什麼證據,只是我個人觀察而已。