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EndNote X2 Demo版試用心得–安裝篇(installation)

EndNote是一套相當知名的文獻管理軟體,之前有一篇文章介紹免費的EndNote Web版,這次我們則來實驗EndNote X2 有什麼新功能。在睽違了許久之後,EndNote發佈這一版,我想多少有一些是受到免費軟體或自由軟體方面的壓力,像Bibus隨著Ubuntu的普及,使用者愈來愈多;Zotero挾著Firefox與美國一些學術機構的推廣,也愈來愈多人成為它的愛用者。究竟在這幾套免費軟體的刺激之下,EndNote會有什麼改進呢,這令我非常好奇和期待,於是就用我的虛擬機器來實驗一下。

整體說來,EndNote的安裝界面與之前的版本相差無幾,不過在X2好像多了Windows Mobile的支援,所以除了電腦以外,EndNote也可在Palm OS和Windows Mobile的系統中使用了。不過對我這個窮留學生沒有差,因為我沒有那麼好的手機;退一步來說,就算有,誰想要在這些小系統上作研究呢?倒不如去買台Windows版本的EEEPc還比較實際。

試用版下載地址http://www.adeptscience.com/download/dlddsp/9910/0/All/EndNote+X2+for+Windows+Trial.html

  1. 一開始的安裝畫面如下1.png
  2. 這邊會詢問是正式版或是試用版。2.png
  3. 非常長的讀我說明
    3.png
  4. 對Palm OS支援部分的說明
    4.png
  5. 對Windows Mobile版本的說明
    5.png
  6. 使用者協定,當然是按同意囉!6.png
  7. 安裝選項,有完整和自訂。我開了自訂,好像也沒什麼我不想安裝的,所以這篇就用完整來安裝。7.png
  8. 選擇要安裝的路徑,用預設的就好。8.png
  9. 終於要開始安裝了。
    9.png
  10. 不知道是不是用虛擬機器的關係,我覺得安裝的速度比前一版快不少。難道是因為我虛擬機器沒裝Office嗎?(逃)
    10.png
  11. 安裝完成後,果然出現了試用版的限制說明。31天,夠我測一些功能了。
    11.png
  12. 執行EndNote X2後,出現了歡迎畫面。當然是試試開個new library瞧瞧。
    12.png
  13. 畫面與前版差了不少耶!
    下面是X2版的。
    13.png這個是X1版的。14.png看起來X2版多了垃圾筒的功能,在分組上也方便許多。另外,Online Search也多了快速啟動的功能,這對常搜尋特定網站的研究者,真的是方便不少。其實還有許多新功能,就等下一篇再跟大家報告。
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整理文獻的第一步:EndNote Web(免付費)

 

 

 

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誠心地建議,如果你還沒開始寫論文,但將於近期內找資料&動筆,你最好想一個好的方式整理你的文獻。寫本碩士論文,書目少說也有個50篇,讀後忘前的現象是每個人都有的。如果你不知道用什麼軟體,那先試試免費的EndNote Web。EndNote Web可說是EndNote的網路版,你可以透過這個網站搜尋線上資料庫並建立你的文獻資料庫,還可以與同學和老師共享這些書目資料。當然最重要的,你還可以藉由加裝一個word巨集範本,讓這個網站的服務與你的word結合在一起,可以省了你很多排版的時間。如果你使用過後覺得好用,或是你的資料超過10000筆的限制,也可以考慮將來購買EndNote單機版。

網址http://www.myendnoteweb.com

註冊是免費的,但註冊的時候,密碼強度是有規定的,需要有英、數和符號混合長度大於6。註冊完之後,會進到首頁。

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這時候就要開始進行文獻整理大業了!這次範例拿一篇JSTOR的文章,連結為:http://www.jstor.org/pss/328890。選JSTOR的文章主要是因為許多學校都會訂閱它們的資料庫,只要在學校內或用VPN,通常都可以使用。連結到這篇文章後,會發現右邊有一個匯出的選項: Export the Citation,如下圖。

export.jpg

點選了這個選項後,會跳出來格式選擇。這裡我是用最下面的格式RIS檔

export_choices.jpg
這裡有個神奇的地方。我記得點了之後,以前都會跳出來RIS下載,不過有時候跳出來是純文字格式。如果你下載成功,那恭喜你,省了一些步驟,如果你的網頁呈現這樣的內容,那還要再加工一下。方法很簡單,將這些內容,貼成txt檔,然後把這個txt檔改成import.ris,所以副檔名從txt變成ris

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成功改完文獻的檔案之後,回到EndNoteWeb的網站,首頁登入之後有三大區,在第一區下面有個選項Import references,我們剛剛只匯入一筆,還感覺不到這樣執行的好處。如果一次找到一堆文獻,那就可以看出這個功能的強大了。
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點選之後,會出現下圖。第一個地方選擇你的import.ris檔,第二個選擇filter,這裡我們要選的是RefMan RIS記得這個格式要選對,不然會沒辦法正確匯入。To的地方如果跟我一樣什麼都沒有,就選Unfiled,到時候再分類。

import_choices.jpg

如果沒什麼問題,你會看到成功的畫面。點後面的Unfiled,就可以看到文獻列表了。
import_ok.jpg

文獻列表就如同下圖一樣。點文章標題,可以進去檢查一下文章的欄位是否正確。

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檢查無誤,到此收工!這些步驟都不難,只要多做幾次就熟練了。為了避免以後文獻找不著,趁剛開始的時候好好整理吧!

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線上資料庫文章互助協尋(seek journal articles)

當研究生找資料是家常便飯,不過等我到了美國讀書之後,才發現在台灣做研究還真是辛苦啊!我記得我讀碩士的時候,想要找一些比較新的journal articles,學校常常沒有訂閱,或是訂閱的時間太晚,早期的沒有收錄,以至於得到處去找期刊或是請朋友幫忙。現在在美國讀博士,很多老師上課的reading全部是在線上資料庫可以找到的,而且可以匯出至書目管理軟體,避免日後找不到的窘境。

我想了想,當研究生的多少有這種需求,在我有時間的時候,可以幫網友協尋一下線上資料庫的文章。如果你在線上資料庫(拜託限英文的,中文資料庫台灣多數學校都有訂閱)看到一篇文章,可是你沒有access,你可以在下面留言給我,我可以看看我們學校是否訂閱了該資料庫,找到了我會寄給你,找不到的就只能說聲抱歉了!如果UC系統沒有訂閱的話,其它學校能找到的機會我想也不是很大。

看倌都是研究生,要找篇文章需要什麼資料就不用我多說了。請記得提供email,我找到的時候才知道要寄給誰。另外提一點,我現在是用VPN連回美國,速度挺慢的,如果連線品質不好,我可能需要長一點的時間才行。一般來說,除非太忙,我在兩天之內會處理完畢並告知結果。如果找不到,還請其它網友協助囉!台灣的論文或文章,我沒辦法幫忙,請你上PTT看有沒有熱心網友願意協助囉!…

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為什麼要用文獻管理軟體?

在介紹各種文獻管理軟體(reference management software)如:Endnote, RefWorks, Bibus, Biblioscape, Zotero等之前,首先要想的是:為什麼我要使用這些軟體?如果這些軟體對寫作論文沒有直接與實質的幫助,那使用這些軟體有什麼用呢?許多軟體商會賣軟體,可是如果他們沒當過研究生,是無法了解研究生心中的苦痛與需求的。

根據我自己的經驗,把使用文獻整理軟體的好處寫下來,希望可以讓更多還在水深火熱卻還沒開始使用這類軟體的研究生,開始培養使用的習慣。

  1. 擴充自己的記憶:我相信世界上大多數的人不是過目不忘的,在寫論文的時候尤其是如此。好不容易去圖書館印了文獻,寫完了報告或論文,在整理書目時卻發現忘記寫下出版社或出版地點,或是要引用時才發現找不到那篇文獻,又得再去印一次。這些情形很多人都發生過。如果能夠養成習慣,把這些資訊全部紀錄在一個軟體,就不怕到時候找不到了。
  2. 避免打錯字:想必只要是研究生,就用過線上資料庫吧!許多線上資料庫,如:JSTOR, ScienceDirect, EBSCO等,都提供將資料匯入不同的文獻管理軟體中。試想如果你在你的論文中引用的文獻打錯了字,這是多麼尷尬的事情啊!退一步來說,用文獻管理軟體,你打錯字只要修改一次,但如果是你自己弄的紀錄,你要修正的次數可就多得多了!
  3. 書目保持正確的格式,並可隨時轉換至不同格式:做研究總是要投稿的,但期刊總有期刊的規定,特別是書目格式的部分。如果你覺得弄懂這些格式對你來說是個艱鉅無比的工作,那不如現在就開始使用文獻管理軟體,減輕你的工作吧!
  4. 管理文獻相關檔案,不至散落各處:使用線上資料庫,通常可以下載pdf檔,問題是下載之後,要怎麼整理這些檔案呢?或許有人會用主題來分,在主題資料夾底下用人名加日期或文章名稱來建立檔案名稱,但這只是一時之計。怎麼說呢?因為沒有一篇文章只有單一主題的,換個方式來說,你可以為一篇文章加上很多標籤,這時候難道要把這些文章複製到不同的資料夾嗎?我的作法是把這些文獻檔案也交給文獻管理軟體,丟到它們的資料庫,如果想找某一篇文章的電子檔,在軟體裡面查詢並開啟。雖然像Endnote是將檔案存在一個軟體定義的資料夾而非資料庫,但只要能讓我找到,其實我不在乎它是怎麼儲存的,不是嗎?
  5. 讓引用與參考文獻一致:在寫碩、博士論文之時,大量引用文獻,旁徵博引來證明自己的論點,是大家都會採用的辦法。問題是:當你的論點改變了,當你引用的人變多了,你也同步更新了你的參考文獻列表嗎? 還有一個也是非常實際的問題:如果同一個人在某一年有多本著作,你又剛好在你的文章中引用,有的格式是要加上a, b, c, d的,你能記得你現在要用的這篇,編號是多少?如果你為此所苦,想像我一樣偷懶,那使用這類軟體,確實能讓你毋需再煩惱此點。
  6. 分門別類,快速搜尋:為了幫助大家在自己建立的資料庫找到文獻,許多軟體都提供了自訂群組、標籤或各類搜尋方式,幫助你找到資料。雖然有的軟體還未提供很方便的tagging功能,不過也可以用自訂欄位加上搜尋,找到你要的資料。
  7. 直接連結線上資料庫搜尋:文獻管理軟體可以直接連結到線上資料庫(有些需要帳號和密碼),如:PubMed,找到文章之後,直接就匯進你的資料庫了。這個步驟不僅節省打字和進資料庫的時間,也減少了打錯字的機會。
  8. 整合進文書處理軟體,讓效率備增:文獻管理軟體通常都會支援某幾個特定的文書處理軟體,像Endnote可整合進Microsoft Word,Bibus可與OpenOffice做連結,無論你的選擇是什麼,這都減少了你重複剪貼文獻、排版書目的時間。
  9. 可找出重複的資料:讀書讀久了,難免會忘了到底讀過沒。以前我也自認為記憶力不錯,不過我真的發生過重複的文獻建了兩次,文章也讀了兩次,但一點印象也沒有的情況。為了保持你引用資料的一致並減少你硬碟空間的浪費,找出重複的資料也是很重要的。
  10. 節省時間:上面說了那麼多,已經暗示了研究生最關心的一點:如何節省時間?我想文獻管理軟體非常容易上手,花個半天的時間,找個你喜歡的軟體下載或購買,投資報酬率絕對很高。尤其是在讀博士班或是寫碩士論文的研究生,更是不能錯過這樣的好東西。

至於哪個文獻管理軟體好?這是個人使用習慣的問題。不過為了服務並拯救各位研究生早日脫離苦海,我會儘量and儘早把我自己使用各軟體的心得和教學分享給大家的。…

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